لماذا تؤدي بساطة ذكاء العمليات إلى نتائج الأتمتة

جعلت الأتمتة الذكية المؤسسات “مخيفة ذكية” ، ولكن تم فتح القيمة الحقيقية بالطريقة التي توفر بها البساطة. لقد لعبت الأتمتة دورًا أساسيًا في تضخيم تأثير جهود الأعمال.

تمكنت الشركات التي تبنت الأتمتة الذكية من فعل المزيد بموارد أقل ، وأصبحت أكثر مرونة وقدرة على التكيف مع التغيير وتمسك بموقفها في أوقات الركود الصعبة – وبالتالي تغيير تفضيلات العملاء بسرعة وتكثيف حروب المواهب. في الواقع ، بالنسبة لـ 95٪ من الشركات ، تعتبر الأتمتة الذكية مكونًا مهمًا في استراتيجية التحول الرقمي الخاصة بهم.

ومع ذلك ، فإن العديد من الشركات التي اعتمدت الأتمتة لم تطلق بعد إمكاناتها الكاملة. في حين أن العديد من شركات Fortune 250 التي تتخذ من الولايات المتحدة مقراً لها قد بدأت رحلات الأتمتة الخاصة بها ، إلا أن القليل منها لديه ممارسة أتمتة ناضجة حقًا.

أصبحت العقبات الرئيسية – النقص في المواهب المتميزة في الأتمتة ، وتفويض الأتمتة غير المحدد والافتقار إلى المساءلة – أكثر بروزًا وتعيق نمو الشركة مع اتساع نطاق مبادرات الأتمتة. عند تنفيذها بشكل صحيح ، يمكن لبرامج الأتمتة تحسين الخبرات وصنع القرار وتمكين المزيد من العمل المُرضي للموظفين.

تجاوز الثمار المنخفضة للأتمتة

تبدأ معظم الشركات باستخدام الأساليب اليدوية لتحديد العمليات التي يجب أتمتتها ، والتي يمكن إجراؤها من خلال الاستفادة من تقنيات التعهيد الجماعي مثل ورش العمل والهاكاثون والبوتاثون وأدوات التفكير. تبدأ الشركات بعد ذلك رحلة الأتمتة بحالات الاستخدام الأساسية مثل إعداد الموظفين وإدارة كشوف المرتبات وإنشاء الحساب وتسوية الحسابات في الموارد البشرية والتمويل ووظائف الأعمال الأخرى.

هذه خطوات أولى سهلة للتنفيذ. لكن الأساليب اليدوية لاكتشاف العمليات لها حدودها. ورش العمل والهاكاثونات ، على سبيل المثال ، يمكن أن تستغرق أسابيع من التفكير إلى التنفيذ ، وهذه التقنيات ليست قابلة للتطوير بشكل كبير في المؤسسات الكبيرة ذات المكاتب أو الوظائف التجارية المتعددة. هذا هو المكان الذي تأتي فيه أدوات استخبارات العمليات.

ذكاء العمليات: المفتاح لتوسيع نطاق مبادرات الأتمتة

ذكاء العملية هو نهج قائم على البيانات يساعد في تحديد العمليات والمجالات التي يمكن أتمتتها للحصول على نتائج عالية الإنتاجية. كما أنه يزيل الاختناقات من خلال فهم بيانات العملية عبر الشركة ويوفر رؤية واضحة للحالة الحالية للمؤسسة. كما يوفر المزايا التالية:

يوفر رؤى حول جوانب الأعمال التي تم التغاضي عنها سابقًا

ينشئ ذكاء العملية خط أنابيب جاهزًا لحالات الاستخدام لتنفيذ الأتمتة في مجالات العمل الرئيسية. على سبيل المثال ، في خدمة العملاء ، يمكن أن تساعد هذه الأنظمة الموظفين على تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية المستهدفة مثل تقليل أوقات الانتظار أو تحسين دقة المعلومات المقدمة من خلال تحليل البيانات الخاصة بتفاعلات العملاء.

يسلم تجربة محسنة

نظرًا لأن المؤسسات تعطي الأولوية لتجربة العميل والشريك والموظف ، يمكن لذكاء العملية أن يساعد الخبراء على تضييق جهودهم في المجالات ذات التأثير الأكبر على تجربة أصحاب المصلحة. باستخدام الأتمتة ، أبلغ أكثر من 81٪ من قادة الأعمال عن تجربة عملاء محسنة من خلال استجابات أسرع ، وشهد ما يقرب من 78٪ انخفاضًا في عدد العمليات المرتبطة بالاستفسارات.

يجعل الشركات أكثر مرونة

تسمح الأتمتة للشركات بتصميم وبناء تدفقات عمل مخصصة لعملاء مختلفين ، وبالتالي معالجة تحديات الاقتصاد الكلي لمواكبة التغييرات في بيئة الأعمال. على سبيل المثال ، بالنسبة لطلب قرض في أحد البنوك ، يمكن أن تساعد ذكاء العملية في تخصيص سير العمل لملفات تعريف العملاء المختلفة مثل العملاء الجدد والعملاء الحاليين والأفراد ذوي الملاءة المالية العالية (HNIs).

تمكن من صنع القرار القائم على البيانات

تقوم الأتمتة بتقييم العمليات والمعلومات في الوقت الفعلي ، مما يساعد الشركات على قياس فعالية مبادرات الأتمتة الخاصة بهم. من خلال تحليل البيانات المتعلقة بأداء العملية قبل التنفيذ وبعده ، يمكن للمؤسسات تحديد تأثير الأتمتة من خلال مقاييس رئيسية مثل التكلفة والكفاءة ورضا العملاء ، مما يساعد على تصحيح مسار عملها.

الاستفادة من ذكاء العمليات لدفع الأتمتة

تتجه الشركات في جميع الصناعات إلى استخبارات العمليات لتوسيع نطاق جهود الأتمتة الخاصة بهم بنجاح. في الواقع ، 20٪ من شركات Fortune 250 التي أعطت الأولوية لذكاء العمليات ترى بالفعل أنها تؤتي ثمارها.

ومع ذلك ، فإن أدوات ذكاء العمليات ليست حلولًا مثالية. بينما يمكنهم الاستفادة من سنوات من البيانات والتقاط تفاعلات المستخدم ، إلا أن الرؤى المستمدة من هذه الأدوات تفتقر إلى سياق العمل والخلفية وقضت على النتائج المتحيزة. لزيادة هذه الأفكار بشكل فعال ، تحتاج الشركات إلى اتباع نهج اكتشاف العملية الهجين المكون من 3 مراحل.

المرحلة الأولى: الاكتشاف

تتمثل الخطوة الأولى في الاستفادة من أدوات التنقيب عن العمليات أو أدوات التنقيب عن المهام لالتقاط تفاصيل العملية التشغيلية لتوفير تحليل أولي.

تساعد أدوات التعدين في العمليات على فحص سنوات من بيانات المؤسسة وسجلات الأحداث المخزنة في التطبيقات القديمة مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM) ، والتي يمكنها تقييم وتصور الخطوات المتضمنة في العمليات التجارية بشكل فعال.

من ناحية أخرى ، يستخدم Task Mining خوارزميات رؤية الكمبيوتر والتعلم الآلي (ML) لالتقاط وتحليل بيانات تفاعل المستخدم مع التركيز على تفاصيل مستوى ضغط المفاتيح – ما هي الخطوات وكيف يجب تنفيذها.

إذا كانت المنظمة مهتمة بشكل أساسي بتحسين العمليات التجارية الشاملة ، فإن عملية التعدين ستكون نقطة البداية الصحيحة لاكتساب رؤى حول تدفق النشاط عبر الإدارات والأنظمة وتحديد الاختناقات. ومع ذلك ، إذا كان الهدف هو تعزيز إنتاجية الموظفين وخبراتهم ، فيجب عليهم اختيار التعدين في المهام بدلاً من ذلك.

في بعض الحالات ، قد تختار المنظمات متابعة كل من التعدين في العمليات والتنقيب عن المهام في وقت واحد لاكتساب فهم أكثر شمولاً للعمليات التجارية للمؤسسة – يعتمد القرار على الأهداف والتحديات والأولويات المحددة للمؤسسة.

يمكن للشركات بعد ذلك تقييم الأنظمة الأساسية الشريكة بناءً على قدراتها التكنولوجية ، وقدرتها على الاندماج مع مجموعة التكنولوجيا الحالية للمؤسسات والتركيز على النظام الأساسي للصناعة الخاصة بها. بعد إجراء تقييم شامل وإثبات المفهوم (POC) للشركاء المختارين ، يمكن إعداد النظام الأساسي الأنسب لاحتياجاتهم للحصول على معلومات عملية. يمكن للشركات بعد ذلك تنسيق فريق من محللي الأعمال المدربين والمعتمدين لاستخدام النظام الأساسي لتنفيذ الاكتشاف.

توفر كلتا التقنيتين تفاصيل جوهرية حول العملية ، بما في ذلك التصورات والتحليلات المختلفة لتكوين رؤى. لكنها تقصر عندما يتعلق الأمر بتوفير سياق العمل – الغرض من كل خطوة ، والنتيجة التي تحتاج إلى دفعها وما إلى ذلك.

المرحلة الثانية: تحديد الأولويات

يجب على كل شركة بعد ذلك تحديد أولوياتها وأهدافها للأتمتة ، سواء كان ذلك لتقليل التكاليف التشغيلية ، أو توفير وقت الموظف للعمل ذي القيمة العالية ، أو تحسين كفاءة العملية ، أو التخلص من الأخطاء أو تحسين تجربة أصحاب المصلحة. يمكن تحقيق ذلك من خلال ورش العمل أو الأفكار مع قادة الأعمال وأصحاب العمليات وسيؤدي إلى رؤى أكثر شمولاً لبناء إطار عمل لتحديد أولويات العمليات الآلية في نهاية المطاف.

يمكن أن يساعد التحليل الخارجي والداخلي لاتجاهات الصناعة ، والمقارنة المعيارية للأقران وأفضل الممارسات أيضًا مالكي العمليات على تحسين إطار تحديد الأولويات الخاص بهم لأتمتة العمليات. قد تجبر العوامل الخارجية المختلفة مثل الركود المستمر أو اضطرابات سلسلة التوريد أو أزمة المواهب الشركات على إعادة التفكير في أولوياتها وتعديل نهجها وفقًا لذلك.

على سبيل المثال ، أثناء ظهور جائحة COVID-19 ، أعطت الشركات عبر القطاعات الأولوية لخفض تكاليفها التشغيلية وتحسين كفاءات العمليات للتعامل مع حالة عدم اليقين. مع تطور البيئة وشهد العالم موجة “الاستقالة العظيمة” ، أصبح تعزيز تجربة الموظف من أولويات المؤسسة الرئيسية للاحتفاظ بأفضل المواهب.

المرحلة 3: الانتهاء من خارطة الطريق

بمجرد تحديد العمليات وتحديد أولوياتها للأتمتة ، يجب على فرق تكنولوجيا المعلومات ومالكي العمليات ورؤساء الأعمال أن يجتمعوا معًا لبناء خارطة طريق. يتضمن ذلك فهم التقنيات التي سيتم الاستفادة منها للأتمتة: RPA و API وتطوير التطبيقات منخفضة التعليمات البرمجية.

لا يوجد نهج واحد يمكنه حل احتياجات الشركات بمعزل عن غيرها. سيكون نهج اكتشاف العملية الهجين المكون من 3 مراحل أمرًا أساسيًا ، لأنه قابل للتطوير ، ويقدم نتائج محددة زمنيًا ويضيف سياق الأعمال إلى الرؤى التي تم إنشاؤها ، مما يجعلها أكثر استراتيجية واستدامة وتأثيرًا.

حاليًا ، يقع اعتماد الأتمتة في معظم المؤسسات داخل فرق العمليات ، والتي تستفيد من هذه الأدوات لتحسين العمليات – وبالتالي تتركز أعباء العمل معهم. نظرًا لأن الأدوات أصبحت أسهل في تبنيها وتنفيذها ، وأصبحت المنظمات أكثر مهارة في استخدامها ، فسيتم إضفاء الطابع الديمقراطي على ذكاء العمليات واكتشاف العمليات. ستكون الفرق عبر الوظائف قادرة على الاستفادة من ذكاء العملية لتعزيز العمليات الداخلية بشكل مستقل ، مع تقليل الاعتماد على فرق العمليات. سيؤدي ذلك إلى بناء الاعتماد على الذات والمرونة والاستقلالية داخل المنظمة للمنافسة في بيئة أعمال ديناميكية.

Nischay Mittal هو شريك ورئيس عالمي للأتمتة / الذكاء الاصطناعي في Zinnov.