إذا كنت تبحث عن طريقة لتكون أكثر إنتاجية ، ففكر في تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام. بدون نسخ جميع التفاصيل التي تحتاجها ولصقها يدويًا ، يمكنك إنشاء مهمة من بريد إلكتروني في Outlook. يوضح لك هذا الدليل أربعة خيارات.
1. اسحب بريدًا إلكترونيًا إلى مهام Outlook
يعد السحب والإفلات طريقة رائعة لنقل العناصر بسرعة ، وينطبق الشيء نفسه على تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام في Outlook.
- حدد البريد الإلكتروني في بريدك الوارد ، واسحبه إلى علامة التبويب “المهام” ، ثم حرره.
- سترى مربع المهمة الجديد يظهر مع موضوع البريد الإلكتروني كاسم المهمة والرسالة داخل نص المهمة.
- أكمل الحقول المتبقية ، حسب الرغبة ، للمهمة. يمكنك إضافة تواريخ البدء والاستحقاق وتحديد الأولوية واختيار الحالة. حدد “حفظ وإغلاق” في الجزء العلوي الأيسر عند الانتهاء.
سترى المهمة في قائمتك في علامة التبويب “المهام” ويظل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد.
إذا كنت تريد إنشاء المهمة بالبريد الإلكتروني كمرفق أو نقل البريد الإلكتروني إلى مهامك بدلاً من نسخه ، فيمكنك إضافة خطوة إضافية إلى خيار السحب والإفلات أعلاه.
- حدد البريد الإلكتروني في بريدك الوارد باستخدام زر الماوس الأيمن ، واسحبه إلى علامة التبويب “المهام” ، ثم حرره.
- سترى نافذة منبثقة صغيرة بها ثلاثة خيارات. يمكنك نسخ البريد الإلكتروني إلى المهام مع نص أو مرفق أو نقله إلى المهام مع مرفق. اختر الإجراء الذي تريد القيام به.
مثل طريقة السحب والإفلات البسيطة السابقة ، سترى نافذة المهمة الجديدة مفتوحة ، وجاهزة لك لإكمال أي حقول إضافية وحفظها عند الانتهاء.
3. متابعة البريد الإلكتروني مع تذكير
ربما لا تستخدم مهام Outlook لأداء مهامك. يمكنك استخدام ميزة المتابعة مع تذكير لتنفيذ ما تحتاجه في رسالة بريد إلكتروني بدلاً من ذلك.
- حدد البريد الإلكتروني في بريدك الوارد وتوجه إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”. إذا كانت الرسالة مفتوحة في نافذتها الخاصة ، فانتقل إلى علامة التبويب “الرسالة”. افتح المربع المنسدل “متابعة” في قسم العلامات في الشريط.
- حدد “إضافة تذكير” من القائمة. بدلاً من ذلك ، يمكنك اختيار وقت للمتابعة بدلاً من ذلك ؛ ومع ذلك ، لن يؤدي هذا إلى ملء التذكير تلقائيًا.
- في النافذة المنبثقة المخصصة ، سترى مربع “تذكير” محددًا في الجزء السفلي. استخدم المربعات المنسدلة أدناه لاختيار تاريخ ووقت التذكير.
- يمكنك أيضًا تحديد الخيارات الموجودة أعلى المربع إذا كنت ترغب في ذلك. يمكنك اختيار نوع العلم وتاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق. عند الانتهاء ، انقر فوق “موافق”.
- في التاريخ والوقت اللذين حددتهما ، ستتلقى تذكيرًا في Outlook لكي تتخذ الإجراء المتصل بالبريد الإلكتروني. يجب أن تشاهد أيضًا رسائل البريد الإلكتروني التي تضع علامة عليها للمتابعة في علامة التبويب “المهام”.
ملحوظة: يمكنك أيضًا جدولة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook وإعداد إعادة التوجيه التلقائي.
4. قم بإعداد خطوة سريعة لإنشاء مهمة من بريد إلكتروني
هناك طريقة أخرى لتحويل رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة في Outlook وهي استخدام ميزة الخطوات السريعة. يمكنك إعداد “خطوة سريعة” لإنشاء مهمة ، ثم تحديد “الخطوة السريعة” أو استخدام اختصار تقوم بتعيينه لها.
- انتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” في Outlook وانقر فوق السهم “المزيد” أسفل مربع “الخطوات السريعة” في هذا القسم من الشريط أو استخدم القائمة المنسدلة “الخطوات السريعة” إذا كان الشريط مكثفًا.
- انتقل إلى “خطوة سريعة جديدة” وحدد “مخصص”.
- في الجزء العلوي من نافذة تحرير الخطوة السريعة ، أدخل اسمًا لخطوتك السريعة الجديدة.
- في قسم الإجراءات ، افتح القائمة المنسدلة وانتقل إلى قسم “الفئات والمهام والعلامات”. اختر إما “إنشاء مهمة بمرفق” أو “إنشاء مهمة بنص الرسالة”.
- إذا كنت تريد تعيين اختصار لوحة مفاتيح للخطوة السريعة ، فافتح المربع المنسدل “مفتاح الاختصار” بالقرب من الجزء السفلي واختر المجموعة التي تريد استخدامها.
- انقر فوق “إنهاء” لحفظ الخطوة السريعة.
- تظهر الخطوة السريعة الجديدة في مربع “الخطوات السريعة” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”. لاستخدامه ، حدد بريدًا إلكترونيًا في صندوق الوارد الخاص بك وانقر فوق الخطوة السريعة التي أعددتها لإنشاء مهمة أو استخدم اختصار لوحة المفاتيح الذي قمت بتعيينه.
- عند فتح مربع المهمة الجديد ، أكمل الحقول واحفظ المهمة.
أسئلة مكررة
هل يمكنني تحويل رسائل البريد الإلكتروني التي تم وضع علامة عليها إلى مهام في Outlook؟
عند استخدام ميزة المتابعة الموضحة أعلاه ، يمكنك تحويل رسائل البريد الإلكتروني التي تم وضع علامة عليها إلى مهام في Microsoft To-Do إذا كان هذا هو تطبيق المهام المفضل لديك. تأكد من تسجيل الدخول إلى Microsoft To-Do و Outlook بنفس الحساب.
انقر فوق علامة التبويب “To-Do” في Outlook وحدد رمز الترس لعرض الإعدادات. في قسم “التطبيقات المتصلة” ، شغّل مفتاح التبديل لـ “البريد الإلكتروني الذي تم وضع علامة عليه”. استخدم “X” في الجزء العلوي الأيمن لإغلاق الإعدادات ، وسترى مجلد “البريد الإلكتروني الذي تم وضع علامة عليه” في القائمة.
كيف أقوم بتحويل بريد إلكتروني إلى مهمة في تطبيق Outlook على الويب؟
في Outlook على الويب ، يمكنك استخدام ميزة My Day لتحويل رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة.
حدد زر “يومي” في شريط الأدوات أعلى اليمين لفتح My Day. اسحب البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بك إلى علامة التبويب “المهام المطلوبة” أو منطقة “إضافة كمهمة”.
هل يمكنني تعيين رسائل بريد إلكتروني أقوم بتحويلها إلى مهام؟
عند فتح مربع المهمة الجديد باستخدام إحدى الطرق المذكورة أعلاه ، حدد “تعيين مهمة” في علامة التبويب “المهمة”. أدخل اسم المسؤول في الحقل “إلى” وانقر فوق “إرسال” لتعيين المهمة لهم.
للمتابعة عبر البريد الإلكتروني ، انتقل إلى علامة التبويب “المهام” ، وحدد مهمة البريد الإلكتروني في القائمة. استخدم زر “تعيين مهمة” في علامة التبويب “مهمة” ، ثم أرسل المهمة إلى الشخص المسؤول.
رصيد الصورة: Pixabay. جميع لقطات الشاشة بواسطة Sandy Writtenhouse.
اشترك في نشرتنا الإخبارية!
تم تسليم أحدث دروسنا مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك
اكتشاف المزيد من نص كم
اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.
