10 نصائح خفيفة بـ Gmail لتبسيط وإدارة البريد الوارد بكفاءة

جيميل هو أكثر من مجرد خدمة بريد إلكتروني؛ ولكن أيضًا أداة قوية لإدارة حياتك الرقمية، فإدارة البريد الإلكتروني بكفاءة لا تقتصر فقط على إبقاء صندوق الوارد الخاص بك عند الصفر، ولكن باستخدام النصائح والحيل الصحيحة.

يمكنك تحويل تجربة Gmail الخاصة بك، وتحويل البريد الوارد المزدحم إلى صندوق بريد مرتب، دعنا نستكشف بعض النصائح البسيطة والفعالة لتحسين استخدام Gmail وتخزينه.

تنشيط الإشعارات ذات الأولوية العالية: إذا كنت تتلقى عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، فقم بتنشيط الإشعارات ذات الأولوية العالية فقط لتلقي تنبيهات للرسائل المهمة، يستخدم Gmail الذكاء الاصطناعي لتحديد رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية، مما يقلل من تكرار المقاطعات.

فيما يلي الخطوات البسيطة لتنشيطه

انتقل إلى Gmail، حدد رمز “الإعدادات” في الزاوية اليمنى العليا، حدد علامة التبويب “البريد الوارد”، في البريد الوارد، انقر فوق “القسم”، وحدد “البريد الوارد الهام”، حدد “تخصيص” لتخصيص إعدادات البريد الوارد ذات الأولوية، اختر أقسام البريد الوارد التي تريدها اعرض تحديد حفظ التغييرات في أسفل الصفحة.

استخدم ميزة جدولة الإرسال

يمكن أن يساعدك تخطيط رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في إدارة وقتك والتأكد من إرسال الرسائل في الوقت المناسب، حيث تتيح لك ميزة جدولة الإرسال القيام بذلك.

بعد إنشاء بريدك الإلكتروني، انقر على القائمة المنسدلة بجوار زر الإرسال وحدد “جدولة الإرسال” لاختيار الوقت الذي تريد إرسال بريدك الإلكتروني فيه، كذلك يمكن لهذه الميزة توفير الوقت والتأكد من إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في الوقت المحدد.

تمكين الرد الذكي والكتابة الذكية تستخدم ميزة الرد الذكي والكتابة الذكية في Gmail الذكاء الاصطناعي للتنبؤ بما ستكتبه بعد ذلك، وتقدم اقتراحات لإنهاء جملك، حيث يمكن أن يوفر هذا قدرًا كبيرًا من الوقت، خاصة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني الروتينية القديمة نفسها.

 يمكنك تمكين هذه الميزات في علامة التبويب الإعدادات العامة، اختصارات لوحة المفاتيح الرئيسية تعد اختصارات لوحة المفاتيح في Gmail بمثابة تغيير في قواعد اللعبة للتنقل في البريد الوارد الخاص بك بشكل أكثر كفاءة.

انتقل إلى الإعدادات، شاهد جميع الإعدادات > عام > اختصارات لوحة المفاتيح وقم بتشغيلها، وتعرف على الاختصارات مثل “c” للإنشاء، و”r” للرد، و”#” للحذف، اضغط على “حفظ التغييرات”، وبذلك تكون قد انتهيت من التنظيم باستخدام التصنيفات.

تعتبر التصنيفات وعوامل التصفية أدوات فعالة للحفاظ على تنظيم صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك إنشاء تصنيفات لمشاريع أو مرسلين مختلفين وإعداد عوامل التصفية لتطبيق هذه التصنيفات تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني الواردة.

ولا تساعد طريقة التنظيم هذه في تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني فحسب، بل تساعد أيضًا في العثور عليها لاحقًا.

تحديد رسائل البريد الإلكتروني المراد تصنيفها:

في صندوق الوارد الخاص بك، حدد رسائل البريد الإلكتروني التي تريد تصنيفها عن طريق النقر فوق مربع الاختيار الموجود بجوار كل بريد إلكتروني.

انقر على أيقونة التسمية: في الجزء العلوي من واجهة Gmail، سترى أيقونة التسمية (يبدو مثل علامة السعر).

اختيار أو إنشاء تصنيف: في القائمة المنسدلة، يمكنك اختيار تصنيف موجود أو إنشاء تصنيف جديد بالنقر على “إنشاء جديد”. تطبيق التصنيف: بعد تحديد التصنيف أو إنشائه، انقر فوق “تطبيق” لتعيين التصنيف لرسائل البريد الإلكتروني المحددة.

استخدام النماذج للرسائل المتكررة إذا قمت بإرسال نفس الردود بشكل متكرر، فيمكن لنماذج Gmail أن توفر لك الكثير من الوقت.

قم بتمكين هذه الميزة في علامة التبويب “الإعدادات المتقدمة”؛ ثم، عند إنشاء بريد إلكتروني، انقر على النقاط الثلاث في الزاوية اليمنى السفلية وحدد “قوالب” لإنشاء أو إدراج رد مكتوب مسبقًا.

استخدام الوكزات تذكرك ميزة الوكزات في Gmail بمتابعة رسائل البريد الإلكتروني التي ربما تكون قد تسللت عبر الشقوق أو الرد عليها.

ويستخدم الذكاء الاصطناعي لتحديد رسائل البريد الإلكتروني التي من المحتمل أن تتطلب ردًا.

لتشغيل هذه الميزة، انتقل إلى الإعدادات، ثم إلى علامة التبويب “عام”، ثم قم بالتمرير لأسفل إلى “الدفع”. استخدم التراجع عن الإرسال قد يكون إرسال بريد إلكتروني ثم الندم عليه، حيث لا يمكنك إلغاؤه، حيث تعد ميزة التراجع عن الإرسال في Gmail بمثابة المنقذ.

يمكنك ضبط فترة الإلغاء (حتى 30 ثانية) في الإعدادات. يمنحك هذا نافذة مختصرة لسحب رسالة البريد الإلكتروني بعد إرسالها.

البحث المتقدم يمكن لميزة البحث المتقدم في Gmail أن توفر لك الوقت عند البحث عن رسائل بريد إلكتروني محددة.

من خلال النقر على شريط البحث، يمكنك الوصول إلى القائمة المنسدلة لتحديد المعلمات مثل المرسل والمستلم والكلمات الرئيسية وما إلى ذلك، للبحث بشكل أفضل.

وضع عدم الاتصال بالإنترنت في بعض الأحيان، تنتظر وصول الإنترنت لقراءة رسالة بريد إلكتروني معينة والرد عليها، ليس بعد الآن.

يتيح لك وضع عدم الاتصال بـ Gmail قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها والبحث فيها دون الوصول إلى الإنترنت.

بمجرد معاودة الاتصال بالإنترنت، سيرسل Gmail تلقائيًا الردود التي تمت صياغتها.

من خلال دمج هذه النصائح الإنتاجية العشر في روتين بريدك الإلكتروني اليومي، يمكنك تحسين كفاءتك بشكل كبير وتقليل الوقت الذي تقضيه في إدارة البريد الوارد الخاص بك.