كيفية جعل الاجتماعات أقصر (للواقع)

إذا كنت تعمل وظيفة مكتبية نموذجية ، حتى عن بُعد ، ربما تقضي وقتًا أطول مما تريد في الاجتماعات. في العام الماضي ، وجد استطلاع أجرته شركة Dialpad لمشاركة العملاء بالذكاء الاصطناعي أن 83٪ من 2800 مشارك قالوا إنهم يقضون 4 إلى 12 ساعة في الأسبوع في الاجتماعات. إذا كنت مؤسسًا أو مديرًا تنفيذيًا ، فقد يزيد هذا الوقت إلى أكثر من 20 ساعة.

لا يمكن لأحد أن يلومك على الإرهاق. سواء كانت اجتماعات افتراضية أو شخصية ، تتطلب الاجتماعات التركيز ويمكن أن تكون مرهقة ، خاصة بالنسبة للانطوائيين الذين لا يتم تنشيطهم بالتفاعل مع زملاء العمل.

ما لم تتخذ شركتك موقفًا جريئًا بإلغاء أنواع الاجتماعات ، كما قال Shopify أنها كانت تفعله في وقت سابق من هذا العام ، فمن غير المرجح أن تتمكن من الهروب منها تمامًا. لكن يمكنك على الأقل محاولة جعلها أقصر ، خاصة إذا كنت المنظم. عادة ما تكون التجمعات العمالية طويلة جدًا ، ويتم سحبها لأسفل بسبب مشكلات التكبير / التصغير ، والردود الخاملة ، وعدم وجود أجندة واضحة.

لا توجد استراتيجية مثالية ، ولكن إليك بعض الأفكار لتقليص الوقت الذي تقضيه في مواجهة الجحيم.

كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية أقصر

إذا كنت تقوم بجدولة الاجتماعات ، ففكر في إلغاء اجتماعات مدتها ساعة واحدة أو 45 دقيقة ما لم تكن مهمة للغاية أو تتضمن العديد من الفرق التي تقدم تحديثات. اسأل نفسك: هل يمكننا إنجاز كل شيء في 30 دقيقة؟ ماذا عن 15؟ لا تفرط في الالتزام في الوقت الذي تخصصه في التقويم.

قبل إرسال الدعوة ، اسأل نفسك: “هل يجب أن يكون كل هؤلاء الأشخاص في هذا الاجتماع؟” يمكنك دائمًا ملء تحديث قصير لمن لم يحضر ، إذا لزم الأمر. من المحتمل أيضًا أن تستمر الاجتماعات مع عدد كبير جدًا من المشاركين لفترة أطول.

يجب على الشخص الذي نظم الاجتماع أن يقود المناقشة وأن يكون حريصًا على إبقائها في المسار الصحيح وفي الوقت المحدد. إذا كنت أنت ولا يناسبك ، فقم بتعيين شخص آخر لقيادة الاجتماع. ليس لدي اجتماع مع أي شخص مسؤول ؛ هذه طريقة رائعة للتجول والمضي وقتًا طويلاً.

جعل الإغلاق الوبائي Zoom أداة كان على الجميع تقريبًا البدء في استخدامها ، من المديرين التنفيذيين إلى طلاب K-12. ولكن من الغريب أن الأشخاص لم يتحسنوا كثيرًا في التنقل بين أزرار التحكم العديدة في Zoom وتشغيل الصوت. إنه عام 2023 وما زالت الاجتماعات تشوبها ، “هل تسمعني؟ هل أنا صامت؟ “

دع المشاركين يعرفون مسبقًا أن غرفة الاجتماعات الافتراضية ستفتح مبكرًا لمدة 10 دقائق للحصول على فترة سماح “لتشغيل الميكروفون والكاميرا”. إذا كان ذلك ممكنًا ، فاجعل شخصًا ما في غرفة الاجتماعات للمساعدة في حل هذه الخلل.

كن متسقًا مع النظام الأساسي الافتراضي الذي تستخدمه للاجتماعات. يقدم التبديل من Zoom إلى Microsoft Teams إلى Google Meet المزيد من المتغيرات التي يمكن أن تؤدي إلى التأخير.

لجميع أنواع الاجتماعات ، تأكد من وجود جدول أعمال. لا شيء يجعل الاجتماع يطول أكثر من نقص عناصر العمل والمحادثات بلا هدف.

وبالحديث عن المحادثة ، ضع حدًا لمدة خمس دقائق (أو أقصر) للمحادثة الصغيرة. إذا لم يجتمع الفريق منذ فترة ، فلا بأس من بعض المجاملات ، لكن لا تدع ذلك يعرقل جدول الأعمال. للاجتماعات المنتظمة ، قم بجدولة الدردشة الاجتماعية حتى بعد الاجتماع.