كيفية إنشاء واستخدام قوالب البريد الإلكتروني في Microsoft Outlook

إذا كان هناك شيء واحد يمكنه تسريع إنشاء رسالة بريد إلكتروني ، فهو قالب. في Microsoft Outlook ، يمكنك إنشاء قوالب مخصصة خاصة بك وإعادة استخدامها. سواء أدخلت قالبًا وأرسلت البريد الإلكتروني كما هو أو أجريت تعديلات صغيرة عليه ، سيكون الجزء الأكبر من رسالتك جاهزًا للعمل. يوضح هذا البرنامج التعليمي كيفية إنشاء قوالب البريد الإلكتروني واستخدامها وتحريرها في Outlook على أنظمة التشغيل Windows و Mac والويب.

كيفية إنشاء قالب بريد إلكتروني في Outlook

يعد إنشاء قالب بريد إلكتروني في Outlook أسهل مما تعتقد. ما عليك سوى كتابة الرسالة وحفظها كقالب.

قم بإنشاء قالب على Windows

1. افتح Outlook ، وتوجه إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” ، وحدد “بريد إلكتروني جديد” على الجانب الأيسر من الشريط.

2. في نافذة الإنشاء التي تفتح ، اكتب رسالتك في نص البريد الإلكتروني. اختياريًا ، قم بتضمين سطر الموضوع ومستلم واحد أو أكثر كجزء من القالب أيضًا.

3. إذا كان لديك توقيع افتراضي تم إعداده ويظهر تلقائيًا ، فسيتم أيضًا إضافته إلى القالب. ومع ذلك ، سيؤدي هذا بعد ذلك إلى عرض التوقيع مرتين. سيظهر مرة واحدة في القالب ومرة ​​أخرى عند إنشاء رسالة بريد إلكتروني باستخدام القالب. لتجنب ذلك ، قم بإزالة التوقيع من القالب الذي تقوم بإنشائه.

4. عند الانتهاء من رسالتك ، انتقل إلى علامة التبويب “ملف” واختر “حفظ باسم”.

5. في مربع الحوار الذي يظهر ، حدد “قالب Outlook” في القائمة المنسدلة “حفظ كنوع” ، ثم امنح القالب عنوانًا في حقل “اسم الملف”.

6. بشكل افتراضي ، يتم حفظ قوالب Outlook في: c:\users\your_username\appdata\roaming\microsoft\templates. إذا كنت تفضل حفظه في مكان مختلف ، فحدد الموقع.

7. انقر فوق “حفظ”.

نصيحة: لتسهيل الأمور ، يمكنك جدولة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook.

قم بإنشاء قالب على نظام Mac

1. افتح Outlook على Mac ، وانتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” ، وحدد “بريد إلكتروني جديد” على الجانب الأيسر من الشريط.

2. في نافذة الإنشاء ، اكتب رسالتك في نص البريد الإلكتروني وقم بشكل اختياري بتضمين سطر الموضوع والمستلمين كجزء من القالب.

3. كما هو الحال مع Windows ، إذا كان لديك توقيع افتراضي تم إعداده ، فقد ترغب في إزالته من القالب حتى لا يظهر مرتين.

4. عند الانتهاء ، حدد “ملف -> حفظ كقالب” في شريط القائمة.

5. في مربع الحوار ، اختر موقعًا للقالب ، وامنحه اسمًا ، ثم أضف العلامات اختياريًا ، ثم انقر على “حفظ”.

قم بإنشاء قالب على الويب

1. قم بزيارة Outlook على الويب ، وقم بتسجيل الدخول ، وحدد “بريد جديد” على الجانب الأيسر.

2. لا تدخل رسالة في مربع البريد الإلكتروني الجديد الذي يظهر. بدلاً من ذلك ، انقر فوق “المزيد من الخيارات” (ثلاث نقاط) على الجانب الأيمن من شريط الأدوات وحدد “القوالب الخاصة بي”.

3. عند فتح الشريط الجانبي ، انقر على “قالب” في الجزء السفلي لإضافة نموذج جديد.

4. أدخل عنوانًا للقالب ، ثم أضف رسالتك أسفله. حدد “حفظ”.

5. عندما يتم توجيهك مرة أخرى إلى شاشة الشريط الجانبي الرئيسية ، سترى قالبك الجديد في القائمة.

كيفية استخدام قالب البريد الإلكتروني في Outlook

عندما تكون جاهزًا لاستخدام قالب البريد الإلكتروني الخاص بك ، لن يستغرق الأمر سوى دقيقة واحدة لإدخاله في رسالتك.

استخدم نموذج بريد إلكتروني على Windows

إذا كنت تستخدم Outlook على Windows ، فإن طريقة فتحه تعتمد على المكان الذي حفظت فيه القالب.

افتح قالبًا من الموقع الافتراضي

إذا استخدمت الموقع الافتراضي الذي قدمه Outlook ، يمكنك فتح القالب من داخل Outlook.

1. انتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” ، وافتح القائمة المنسدلة “عناصر جديدة” ، وحدد “المزيد من العناصر -> اختر النموذج”.

2. في نافذة اختيار النموذج ، حدد “قوالب المستخدم في نظام الملفات” في القائمة المنسدلة “بحث في” في الأعلى.

3. حدد النموذج في القائمة أدناه وانقر على “فتح”.

4. سترى قالبك في نافذة إنشاء البريد الإلكتروني الجديدة. قم بإجراء تعديلات على الرسالة ، أو سطر الموضوع ، أو المستلم (المستلمين) ، أو جدولتها ، أو أرسلها ببساطة في طريقها.

إذا اخترت مكانًا مختلفًا لحفظ القالب الخاص بك بخلاف الموقع الافتراضي ، فستحتاج إلى فتح القالب بشكل مختلف.

افتح نموذجًا من موقع محدد

1. افتح “مستكشف الملفات” ، وانتقل إلى موقع القالب الخاص بك ، ثم انقر نقرًا مزدوجًا على الملف لفتحه.

2. سيفتح القالب في نافذة إنشاء بريد إلكتروني جديدة في Outlook ، ويكون جاهزًا للعمل.

استخدم نموذج بريد إلكتروني على جهاز Mac

1. عندما تكون جاهزًا لاستخدام قالب Outlook الخاص بك على نظام Mac ، حدد “ملف -> جديد” واختر “بريد إلكتروني من قالب” في شريط القائمة.

2. انتقل إلى النموذج وحدده وانقر على “فتح”.

3. سترى القالب الخاص بك منبثقًا في نافذة إنشاء البريد الإلكتروني الجديدة.

استخدم نموذج بريد إلكتروني على الويب

1. حدد “بريد جديد” ، وانقر على “المزيد من الخيارات” على الجانب الأيمن من شريط الأدوات ، وحدد “القوالب الخاصة بي”.

2. اختر النموذج في الشريط الجانبي. سترى القالب يظهر في نافذة الرسالة الجديدة ويمكنه إغلاق الشريط الجانبي.

3. أضف المستلمين وأجرِ أي تغييرات ضرورية وأرسل البريد الإلكتروني.

كيفية تحرير قالب موجود

إذا كنت تريد إجراء تغييرات على قالب قمت بإنشائه ، فإنه يعمل تمامًا مثل إجراء تغييرات على ملف ، مثل مستند Word. افتحه ، وعدّله ، ثم احفظه ليحل محل القالب الحالي.

قم بتحرير قالب على Windows

1. اتبع الخطوات أعلاه لفتح النموذج.

2. باستخدام القالب في نافذة إنشاء البريد الإلكتروني الجديدة ، قم بإجراء التغييرات.

3. عند الانتهاء من إجراء التغييرات ، حدد “ملف -> حفظ باسم” في القائمة وحدد موقع القالب. مرة أخرى ، يجب عليك اختيار “قالب Outlook” في القائمة المنسدلة “حفظ كنوع”. حدد اسم النموذج واختر “حفظ”.

4. سيتم سؤالك عما إذا كنت تريد استبدال الملف الحالي. اختر “نعم” لاستبدال القالب بالقالب الجديد.

يمكنك فتح النموذج واستخدامه كما هو موضح سابقًا ومشاهدة التغييرات التي أجريتها.

قم بتحرير قالب على نظام Mac

1. افتح قالب البريد الإلكتروني على جهاز Mac كما هو موضح سابقًا وقم بإجراء التغييرات. حدد “ملف -> حفظ كقالب” في شريط القائمة.

2. انتقل إلى النموذج وحدده ، ثم انقر على “حفظ”. عند المطالبة ، اختر “استبدال” لاستبدال القالب الحالي بالقالب المحدث.

تحرير قالب على الويب

1. افتح الشريط الجانبي “نماذجي” كما هو موضح سابقًا وانقر على رمز “تعديل القالب” (قلم رصاص وورقة).

2. أجرِ التغييرات واختر “حفظ”.

كيفية حذف قالب بريد إلكتروني لبرنامج Outlook

إذا كنت تريد إزالة قالب قمت بإنشائه في Outlook بالكامل ، فيمكنك القيام بذلك في بضع خطوات فقط.

احذف قالب على Windows

1. افتح “مستكشف الملفات” وأدخل المسار الافتراضي في المربع في الجزء العلوي أو انتقل إلى الموقع الذي حفظت فيه النموذج. مرة أخرى ، المسار الافتراضي أدناه ، ويجب عليك استبدال “your_username” باسم المستخدم الفعلي الخاص بك.

c:\users\your_username\appdata\roaming\microsoft\templates

2. يجب أن ترى قوالب Outlook الخاصة بك في القائمة. انقر بزر الماوس الأيمن على الشخص الذي تريد إزالته واختر “حذف”. لن يُطلب منك تأكيد ذلك ، لذا تأكد من أنك تريد إزالة النموذج قبل النقر على “حذف”.

احذف قالب على Mac

افتح “الباحث” وانتقل إلى الموقع حيث حفظت النموذج. إما أن تنقر بزر الماوس الأيمن على “نقل إلى المهملات” أو اسحب الملف إلى مجلد “المهملات” في Dock. مرة أخرى ، لن يُطلب منك تأكيد هذا الإجراء.

احذف قالب على الويب

افتح الشريط الجانبي “نماذجي” وانقر على أيقونة “حذف القالب” (سلة المهملات) بجوار النموذج الذي تريد إزالته.

مثل الأنظمة الأساسية الأخرى ، لن يُطلب منك التأكيد.

أسئلة مكررة

رصيد الصورة: Pixabay. جميع لقطات الشاشة بواسطة Sandy Writtenhouse.

ساندي وراتنهاوس

مع بكالوريوس في تكنولوجيا المعلومات ، عملت ساندي لسنوات عديدة في صناعة تكنولوجيا المعلومات كمدير مشروع ، ومدير قسم ، ورئيس PMO. لقد أرادت مساعدة الآخرين على تعلم كيف يمكن للتكنولوجيا أن تثري الأعمال والحياة الشخصية وشاركت اقتراحاتها وطرق التنفيذ عبر آلاف المقالات.