تحقيق نجاح أتمتة المؤسسة من خلال خارطة طريق ذكية

اعتمدت العديد من الشركات أدوات وتقنيات الأتمتة بحماس كبير وشهدت نجاحًا في مشاريع انتقائية. ومع ذلك ، وفقًا لدراسة أجرتها شركة Ernst & Young ، لا تزال 30٪ إلى 50٪ من مشاريع الأتمتة تفشل. تكافح العديد من الشركات أيضًا لتوسيع نطاق الأتمتة على مستوى المؤسسة.

لقد حظيت بامتياز إنشاء أتمتة على مستوى المؤسسات ومراكز التميز للعمليات (COEs) لشركات مثل Bank of America و United Healthcare ومؤخرًا في LexisNexis ، حيث تعلمت دروسًا صعبة حول العوامل التي تمنع نجاح الأتمتة وما ينتج عنها قابلية التوسع. من هذه الدروس واضح خارطة طريق الأتمتة الذكية للمؤسسات لقد ظهر نموذجًا تدريجيًا يمكن أن يساعد معظم المنظمات على تحقيق نجاح شامل ومستدام.

تحديات المؤسسة لنجاح الأتمتة

تطورت مجموعة واسعة من أدوات الأتمتة خلال السنوات القليلة الماضية ، مما أدى إلى تعقيد اعتماد الأتمتة ومعدل النجاح داخل المؤسسات. تم تصميم كل أداة لتلبية فئة معينة من احتياجات التشغيل الآلي ، والتي يتم تحديدها على نطاق واسع حسب نوع البيانات التي يتم التعامل معها ، وطبيعة العملية (التباين) ، والقدرة على التنبؤ بالنتائج (سواء كان ذلك عملًا يمكن التنبؤ به بدرجة عالية مثل إدخال البيانات البسيط أو الأكثر تعقيدًا البحث أو العمل التحريري حيث تختلف النتائج حسب من يقوم بالمهمة). يوضح الرسم البياني التالي الطبيعة العامة للأدوات وكيفية مواءمتها مع أنماط العمل.

غالبًا ما يتم اختيار أدوات معينة ، مثل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) أو إدارة عمليات الأعمال (BPM) ، ودفعها باعتبارها الكأس المقدسة للأتمتة دون تقييم مسبق لمدى ملاءمتها أو قدراتها. ويرجع ذلك جزئيًا إلى نقص المعرفة داخل فرق التنفيذ وجزئيًا إلى الدفع من كبار المسؤولين التنفيذيين لتبرير الاستثمارات الكبيرة الملتزمة بأداة معينة.

على سبيل المثال ، قد يكون أحد كبار المسؤولين التنفيذيين قد وقع على صفقة ترخيص بملايين الدولارات ومتعددة السنوات مع بائع أتمتة معين. يريدون تبرير الاستثمار من خلال دفع الأداة عبر أكبر عدد ممكن من المشاريع. هذا عندما نبدأ في رؤية الإخفاقات – ونتيجة لذلك ، خيبة الأمل من الأتمتة بشكل عام.

العامل الحاسم الآخر الذي أثر في الأتمتة هو ثقافة وانضباط العمليات التي تحركها العمليات. بينما أدى تطور التقنيات إلى توسيع نطاق الأتمتة وتطبيقها ، فإن القدرة الأساسية على اكتشاف العمليات التجارية وتحليلها وتحسينها لم تشهد تقدمًا كبيرًا حتى السنوات الخمس إلى السبع الماضية. تعد القدرة على اكتشاف عمليات الحالة الحالية وتحليل مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة والاختناقات والأنماط مفتاحًا للأتمتة الناجحة ، بينما يمكن تحديد الفشل في القياس على نطاق واسع للعوامل الحرجة السبعة الموضحة أدناه.

قيمة: يمكن أن يؤدي عدم وجود نهج يحركه المقاييس لاكتشاف المشكلات وبناء حالة عمل قوية إلى إعاقة النجاح. يساهم عدم وجود تأثيرات يمكن إثباتها بعد مشروع الأتمتة أيضًا في فقدان الرعاية والتمويل المستمر.

رعاية C Suite: عندما ينفذ عدد قليل من القادة المبتدئين مشاريع الأتمتة دون التزام C-suite ، سنرى نجاحًا إداريًا مع الأتمتة ولكن لن نشهد أبدًا اعتمادًا على مستوى المؤسسة.

التوافق مع الإستراتيجية: عندما لا تتوافق الأتمتة مع استراتيجيات الشركة التي تؤثر على الربحية أو تجربة العميل أو الإيرادات ، تفقد الأتمتة قوتها لأنها ستفشل في الحصول على الاستثمارات المطلوبة من الوقت والمال.

التكنولوجيا والعمارة: يؤدي الافتقار إلى بنية التكنولوجيا الشاملة التي تجمع بين البيانات والتكاملات وتجربة المستخدم والمعايير المستندة إلى نمط التشغيل الآلي إلى عمليات أتمتة مستقلة غالبًا ما تتحمل ديونًا تقنية.

إدارة التغيير: تجلب الأتمتة تغييرات عبر الأشخاص ، والعمليات ، والعمليات ، والأنظمة ، والبيانات ، وواجهات المستخدم ، ونماذج المؤسسة ، والأدوار ، وعندما يتم تقويضها ، فإنها تنتهي بتبني مستخدم فاشل أو رد فعل عنيف من أصحاب المصلحة في مجال تكنولوجيا المعلومات والأعمال.

تميز العملية: يعد عدم وجود نهج منضبط لاكتشاف الحالة الحالية وتحليلها وتوحيدها وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية وتصميم عمليات الحالة المستهدفة سببًا شائعًا جدًا لفشل الأتمتة.

الموهبة: لا تحدد معظم الشركات ولا تستثمر في اكتساب أو تطوير المستوى المناسب من المهارات عبر العمليات والتكنولوجيا والتغيير وإدارة البرامج ، مما يؤدي إلى عدم القدرة على تحقيق نجاح قابل للتكرار في الأتمتة.

ركائز أتمتة المشاريع

يجب معالجة العوامل السبعة الحاسمة التي تؤدي إلى فشل الأتمتة بشكل شامل وليس على أساس تدريجي. يتلخص نجاح الأتمتة في خمسة مبادئ أساسية:

1. عملية الانضباط: نهج منظم لعملية التحليل والتصميم والتوثيق والبنية التي يتم فرضها على مستوى المؤسسة
2. توحيد أنماط وأدوات الأتمتة: الاختيار والتوحيد القياسي وقابلية التوسع ودعم أدوات التشغيل الآلي والمحاذاة المعمارية بقيادة تقنية المعلومات
3. إدارة المشاريع والبرامج المتكررة: تعريف وتنفيذ مراحل دورة حياة الأتمتة والمنهجيات ذات الصلة ونماذج التسليم و RACI لمواءمة فرق الأعمال والتكنولوجيا عبر التفكير والتأهيل والتجريب والتسليم والتحقق
4. التمكين والتدريب: إنشاء “مجتمع ممارسات التشغيل الآلي” الذي سيوفر رؤية على مستوى المؤسسة لجميع البرامج وإدارة المعرفة والخبرة وتعزيز الأتمتة عبر جميع المجموعات
5. نموذج الحكم: التعريف والمراقبة والإبلاغ عن تبني التكنولوجيا وحالات العمل والنتائج المالية ومعايير الهندسة وإدارة التغيير

تمر الشركات عادةً بتطور مرحلي في رحلة الأتمتة الذكية ، وسيتحسن تبنيها للمبادئ مع استمرارها في إظهار القيمة المتزايدة مع كل مشروع. تجمع خارطة طريق الأتمتة الذكية للمؤسسات جميع المبادئ معًا بطريقة مرحلية ، تتماشى مع مراحل النضج الثلاث التي تمر بها كل مؤسسة عادةً. يوضح القسم التالي المراحل الرئيسية لخارطة الطريق مع النتائج المقترحة.

خارطة طريق الأتمتة الذكية للمؤسسات

المرحلة الأولى: التحديد

مرحلة “التعريف” هي المرحلة التكوينية حيث:

• يتم تحديد رؤية واستراتيجية الأتمتة من خلال الشراء من الأعمال التجارية المؤسسية والقيادة التقنية.
• يتم تحديد المشكلات المتدلية ذات النتائج المحددة بوضوح.
• يتم تحديد مجموعة من أدوات الأتمتة وتقييمها وتجربتها والحصول على الموافقات من مختلف فرق التكنولوجيا وأمن المعلومات وخصوصية البيانات والهندسة المعمارية.
• يتم إنشاء نقاط إثبات يمكن إثباتها بقيمة قابلة للقياس الكمي.
• يتم تحديد رعاة الأعمال والتكنولوجيا.

عند النجاح ، يكون هناك توافق واضح بين جميع أصحاب المصلحة التنفيذيين حول دور الأتمتة وقيمتها وإمكانية تطبيقها.

المرحلة الثانية: التوحيد

تركز مرحلة “التوحيد” على إنشاء نماذج قابلة للتكرار من أجل:

• الناس: تحديد واضح للأدوار والمسؤوليات والمهارات ونماذج المشاركة والتدريب والشهادات ؛ فريق مكون من خبراء الصناعة
• عملية: منهجيات المشروع والقوالب والحوكمة و RACI وحالة الأعمال وحساب العائد على الاستثمار
• تكنولوجيا: أدوات موحدة من خلال أنماط الأتمتة والبنية التحتية القابلة للتطوير ونماذج التنفيذ ومعايير الهندسة
• منظمة: تم تأسيس المعدات المملوكة للوحدات كخدمة مشتركة وتمويل (رأسمالي وتشغيلي) وأهداف أداء رئيسية
• إدارة التغيير: التواصل ومواءمة الموظفين من أجل التغيير ، وآليات التغذية الراجعة ، وتخطيط التغيير التشغيلي والتنفيذ الناتج عن الأتمتة ، والإدارة الاستباقية للقلق والمخاوف الناشئة عن الأتمتة

عند نجاحها ، تصبح الأتمتة مكونًا رئيسيًا لبرامج تحويل أعمال المؤسسة ويتم تسليم كل مشروع أتمتة بنتائج يمكن التنبؤ بها.

المرحلة 3: مقياس

مرحلة “المقياس” هي مرحلة التحسين والتوسيع المستمرة ، حيث ينصب التركيز على تحقيق كفاءات الحجم والتوحيد القياسي ، مما يؤدي إلى:

• التحسين المستمر في “وقت التشغيل” و “التكلفة الإجمالية للملكية” و “الوقت المستغرق في التقييم” لمشاريع الأتمتة
• توافر الأصول القابلة لإعادة الاستخدام ومكتبات الخدمات التي ستؤدي إلى تسريع التسليم
• التطور من مشاريع الأتمتة الإدارية المنفصلة إلى منصات التشغيل الآلي على مستوى المؤسسة مع تأثيرات قابلة للقياس عبر الإيرادات والربحية وتجربة العملاء
• نهج منضبط لمواءمة الأتمتة مع سلاسل القيمة والقدرات والعمليات ، مما أدى إلى القضاء على الأتمتة الزائدة عن الحاجة عبر مجموعات المؤسسة
• أقيمت شراكات استراتيجية مع بائعي الأتمتة
• الإبلاغ المستمر عن جميع مشاريع الأتمتة على مستوى المؤسسة بتكلفة قابلة للقياس وقيمة ومواءمة العملية وإعادة استخدام الأصول / المكتبات
• تطور نموذج المعدات المملوكة للوحدات لاستهداف نموذج تشغيل الحالة

عند النجاح ، تمثل هذه المرحلة أعلى مستوى من النجاح المستدام لمؤسسة حيث يصبح إظهار الابتكار والتسليم والقيمة متأصلًا في نماذج التشغيل.

تستمر الأتمتة في كونها جزءًا أساسيًا من التحول الرقمي لمعظم الشركات العالمية. الشركات التي تتعامل مع الأتمتة بنظرة شاملة تجمع بين التكنولوجيا والأفراد والعملية والتنظيم وإدارة التغيير هي تلك التي ستشتق قيمة مستدامة وقابلة للتطوير. تعد خارطة طريق أتمتة المؤسسة رحلة وليست تمرينًا في الوقت المناسب وستختلف من مؤسسة إلى أخرى. يوصى باتباع نهج رشيق ، حيث تتم معايرة كل خطوة مع تقدم كل مرحلة.

فيناي موميجاتي هو نائب الرئيس التنفيذي للاستراتيجية ونجاح العملاء في Skan AI.